¿Qué genera más gastos en un viaje de negocios? Controla y ahorra para tu empresa

¿Qué genera más gastos en un viaje de negocios? Controla y ahorra para tu empresa

Un viaje de negocios implica una fuerte inversión para una empresa, por lo que llevar un buen control es indispensable para no afectar las finanzas empresariales.

Los gastos por viajes de negocios se pueden salir de control debido a imprevistos o cambios de última hora. Es por eso que contar con proveedores de confianza y una política, ayuda a generar una correcta gestión de los mismos.

Estas directrices deben incluir el propósito, presupuestos asignados a cada área y la evaluación de resultados.

Un punto importante es conocer qué aspectos representan mayores costos, como: gastos por representación, cortesía, viáticos, alojamiento en hoteles de primera categoría, pero sobre todo en transporte. Inclusive en algunas ciudades del mundo pueden alcanzar niveles que se acercan a lo increíble.

Por tal razón reducir los gastos de los viajes de negocios debe ser prioritario, siempre y cuando también se asegure la comodidad de los empleados, para no impedir el logro de objetivos y maximizar la productividad.

¿Por qué el transporte empresarial necesita mayor control presupuestario?

Debido a los imprevistos que se pueden presentar, sin duda, el desplazamiento y transporte en los viajes de negocios produce más gastos sobre todo en traslados por ciudades desconocidas. 

Por ejemplo, sin conocer el «terreno de juego», no podemos calcular de manera realista el tiempo que se necesitará para efectuar los desplazamientos, y eso sin contar con los «extravíos» que se producen en ciudades extensas.

Justamente, son los gastos imprevistos, los que hacen que el presupuesto del transporte empresarial ya de por sí elevado, se dispare.

Cómo equilibrar los gastos por viajes de negocios

Una solución para ahorrar lo más posible es negociar tarifas preferenciales con proveedores de servicios como líneas aéreas, hoteles y agencias de renta de autos.

Esta última alternativa permite disponer de los mejores autos en excelente estado de mantenimiento para evitar imprevistos. Además, ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo en los desplazamientos al asegurar el vehículo con anticipación y con el servicio desde el Aeropuerto.

Sumado a esto, las tarifas preferenciales de los convenios empresariales, permitirán al departamento financiero un control muy adecuado de los gastos que, hasta ahora, eran difíciles de controlar, al mismo tiempo que darán al ejecutivo un problema menos del que preocuparse.

Los beneficios de una agencia de renta de autos especializada

Alamo es la empresa líder de renta de autos del mundo para viajeros de todo tipo, y tiene una política particularmente orientada a atender las necesidades de alquiler de aquellos que deben hacer viajes corporativos.

Con su programa de renta de autos para empresas, realiza planes comerciales personalizados para aquellas compañías que efectúan una importante cantidad de viajes. 

La empresa podrá contar siempre con autos disponibles de distintas gamas, disponer de un sencillo proceso de renta y contar con las protecciones del auto según sus necesidades reales.

También podrá optar entre tarifas fijas o variables sin temporalidad, tarifas preferenciales en todo el extranjero, y siempre contará con prioridad de reservación y entrega del vehículo y auto sustituto.

Los asesores de Alamo cualificados pueden crear un plan de renta de autos ajustado a las necesidades de la empresa, que marcará la diferencia entre controlar lo que antes se pensaba incontrolable.

No hay que dejar un viaje de negocios en manos de la suerte. Alamo Rent a Car es el mejor aliado para lograrlo.

¿Le conviene a mi empresa el alquiler de vehículos corporativos?

Si buscas cómo reducir gastos operativos o cómo optimizar tus inversiones, definitivamente el alquiler de vehículos corporativos debe estar en tu mira.

Te invito a continuar leyendo porque aquí encontrarás algunas razones de peso.

¿Por qué elegir el alquiler de vehículos?

  1. Cuidarás tu liquidez: Contar con un plan de alquiler de vehículos corporativos le permitirá a tu empresa proteger su liquidez porque no es lo mismo gastar en la compra de los transportes que se necesitan para operar en tiempo y forma que invertir en la renta de coches corporativos. En el primer caso, se genera un gasto porque las unidades se devalúan al paso del tiempo y, por lo tanto, no habrá retorno del dinero empleado y mucho menos, ganancia. El alquiler de vehículos corporativos, en cambio, no descapitaliza a tu empresa.
  2. Invertirás de forma inteligente: A diferencia de los gastos derivados por la compra de flotillas, el alquiler de vehículos corporativos resulta una inversión bien pensada que te aportará beneficios en el corto, mediano y largo plazos. Primero porque solo pagarás por lo que realmente usas, es decir, puedes rentar un vehículo -o varios-, solo durante un período de tiempo determinado de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Segundo porque el alquiler de vehículos corporativos ya incluye en su tarifa el pago de los seguros que se requieren, así que no deberás preocuparte por gastar también en esto. Tercero: olvídate de los gastos de mantenimiento y gastos mecánicos que se derivan del uso natural del auto, con el alquiler de vehículos corporativos estás cubierto y seguro.
  3. Optimizarás tu inversión: Decidirte por el alquiler de vehículos corporativos te permite también, acceder a la posibilidad de comprarlos eventualmente, pero a un precio mucho menor que si los adquieres de primera instancia y en caso de que tu empresa no esté interesada en comprarlos, puedes cambiar de modelo o actualizarlo de forma muy sencilla.

Estas tres razones deben incluirse en tu reflexión si se trata de alquilar coches para empresas, pero no olvides revisar que la agencia de renta de autos que elijas cuente con las garantías necesarias para que puedas beneficiarte con el mejor programa de alquiler de vehículos corporativos; para ello, asegúrate de que:

  • Cuente con una trayectoria sólida producto de su experiencia en el ramo.
  • Muestre e incluya políticas de uso y alquiler de forma abierta y clara.
  • Ofrezca un buen número de sucursales, así como promociones y descuentos atractivos.
  • Brinde atención personalizada y personal amable que pueda atenderte de forma eficiente.

5 ventajas de los planes corporativos de alquiler de vehículos

Si estás pensando cómo reducir los gastos de tu empresa o negocio, conoce qué es un plan corporativo de alquiler de vehículos.

Continúa leyendo porque a continuación encontrarás algunas poderosas razones para ponerlo en tu plan de reducción de costos.

Alquiler de vehículos

Un plan corporativo de alquiler de vehículos es un modelo que, en términos generales, le permite a tu negocio o compañía, rentar autos para:

  1. Inversión de bajo riesgo. Invertir en alquiler de vehículos para tu negocio o empresa implica un costo mucho menor que comprar los coches, por lo tanto, resulta en una inversión de bajo riesgo que además puedes capitalizar a mediano y largo plazo como verás en el siguiente punto.
  2. Incentiva al equipo. Invertir en un plan corporativo de alquiler de vehículos te permitirá ofrecerle a tus empleados o colaboradores la opción de comprar el auto al pasar un cierto plazo de tiempo. Esta característica se puede usar como beneficio dentro de las prestaciones que ofrece tu compañía o empresa, haciéndola más atractiva ante los ojos de quienes trabajan en ella o desean incorporarse al equipo.
  3. Optimiza gastos. Los planes corporativos de alquiler de vehículos ofrecen la posibilidad de deducir fiscalmente algunos gastos. Revisa que se trate de un plan que te ofrece arrendamiento puro para deducir los servicios que obtengas durante el período de renta.
  4. Reduce riesgos. Invertir en un buen plan corporativo de alquiler de vehículos te permite actualizar las unidades de forma periódica para que no tengas que incurrir en los gastos que se derivan del mantenimiento de autos viejos.
  5. Cumple con las necesidades de la empresa. Ya sea que cambie tu modelo de negocio o bien, que tu empresa se transforme o crezca, tu plan corporativo de alquiler de vehículos lo hace también. Si necesitas cambiar de modelos, reducir o aumentar la flotilla, solo tienes que platicarlo con uno de los ejecutivos u operadores de tu compañía de renta de autos y tu plan se podrá adaptar a lo que necesite tu empresa o negocio.

Descubre los beneficios con la mejor compañía

Con todas estas ventajas, se puede concluir que invertir en un plan corporativo de alquiler de vehículos es una gran opción si lo que buscas es flexibilidad, ahorro y seguridad.

Sólo considera que la compañía de renta de autos que elijas sea aquella que cuente con una sólida y larga trayectoria, el mayor número de sucursales y políticas claras para que cumpla con lo que estás buscando.

Planea tus vacaciones y ahorra en el alquiler de vehículos

Trabaja en tu plan de viaje, te compartiré cómo puedes ahorrar en el alquiler de vehículos. Encárgate del hospedaje, yo te guío en la movilidad.

Si ya estás pensando a dónde irás en las próximas vacaciones y te entusiasma mucho, planea con anticipación para tener el mejor viaje de tu vida.

Son impresionantes las ofertas que están a la mano cuando realizas reservaciones con antelación, tanto en hoteles u hostales como en aerolíneas o entradas a parques temáticos y, claro, renta de autos, por mencionar tan sólo algunas.

Planear tus vacaciones te dará tiempo para revisar y comparar ofertas, descuentos y promociones especiales, a fin de que elijas aquellas que resulten ser más atractivas, o bien, que te convengan más por sus características.

Un consejo que con gusto te comparto es que busques si las compañías de tu interés cuentan con programas de lealtad como para socios de viaje o algo similar.

Generalmente, a través de ese tipo de planes especiales, las compañías permiten acumular recompensas adicionales, millas, puntos u otras ventajas que, sin duda, al final te ahorrarán dinero no sólo durante el viaje que estás planeando realizar, sino también para los que vengan.

Otro factor que sugiero considerar mientras estás planeando tus vacaciones para ahorrar en el alquiler de vehículos es revisar cuáles son las ofertas que ofrecen las empresas arrendadoras si viajas en grupo.

Hay beneficios altamente interesantes para los viajes que requieren 2 o hasta 10 automóviles; por ejemplo, si piensas aprovechar los días de asueto para acudir a una boda o deseas que las vacaciones se conviertan en celebraciones de amigos y familiares, una forma muy efectiva para lograrlo es a través de los paquetes o programas para eventos y grupos pequeños.

Además de ahorrar dinero, viajarán juntos y eso hará las travesías más divertidas.

Y hablando de grupos, no olvides preguntar al equipo de recursos humanos de la compañía para la que trabajas si cuenta con beneficios que provengan de programas especialmente creados para las corporaciones.

Son aquellos en los que se ofrecen descuentos y promociones de valor agregado todo el año para los empleados que viajan.

Este tipo de programas permiten acumular ventajas cada vez que alguien los utiliza, de tal manera que podrás encontrar ofertas que son verdaderas gangas y que, difícilmente, encontrarías sin el factor “volumen de negocio”.

Una de las ventajas que más disfrutarás al planear vacaciones y ahorrar en el alquiler de vehículos es que, con el sobrante de dinero, podrás crear historias de viaje que conservarán tú, tu familia y amigos, por siempre; desde incluir en la bitácora visitas a lugares insólitos o extraños que pocos conocen, hasta agregar alguna actividad que antes se salía del presupuesto e, incluso, por qué no, extender las vacaciones pagando una noche extra.

En fin, cualquiera que sea la manera en la que decidas usar lo que te ahorrarás, mis deseos para que tengas unas vacaciones muy divertidas, siempre te acompañarán.