10 tips para organizar eventos corporativos memorables

Cualquier compañía que busque establecer relaciones duraderas con sus clientes y proveedores, sabe que una muy buena manera de hacerlo es a través de reuniones y eventos corporativos. Por lo que seguramente sabes que es clave abordar cada encuentro comenzando por analizar 5 puntos clave: investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación. 

Si estás planeando llevar a cabo tu evento corporativo fuera de la zona donde se encuentran tus oficinas o vas a traer colaboradores desde otras ciudades, deberás también considerar lo que implica organizar viaje de negocios para algunas personas, por lo que no deberás dejar fuera el transporte empresarial, pero no nos adelantemos, ya lo veremos más adelante.

Tips para tu próximo evento corporativo

  1. Establece los objetivos de tu evento

¿Qué esperas como resultado de el evento? ¿Qué necesita tener como básico para satisfacer las necesidades de todos tus colaboradores a todos los niveles?

Por lo general, cuando se llevan a cabo viajes de negocios es para comunicar un mensaje o crear cierto comportamiento cultural al interior de la organización. Así que tomando esto en cuenta, ¿qué buscas lograr?

  1. Crea un plan para el evento

Una vez que haya decidido el objetivo puedes entonces a planificar. Incluso si tienes a un profesional que te ayude a llevar todo a cabo, debes crear un plan breve que describa los hitos más importantes de tu evento corporativo.

  1. Determina un presupuesto realista

Considerando el transporte empresarial, necesitas saber cuál es tu presupuesto para determinar qué tipo de evento puedes producir. Debes saber desde el principio cuánto puedes gastar y luego considerar que entre imprevistos, es probable que uses al menos un 10% más.

  1. Establece roles y responsables

Si decides usar a un experto, aún así es probable que recurra a ti para resolver dudas. Él sabrá cómo organizar viajes de negocios, pero necesitas externarle tu visión y objetivo claramente. Créenos, apreciará tu previsión y voluntad de ayudar. Infórmale también quiénes de tu equipo serán las personas específicas para ayudar con la coordinación.

  1. Planea tu timeline

El turismo de negocios, mover a tus colaboradores, tener el espacio listo y los materiales, y dado que son demasiadas actividades, necesitarás llevar a cabo un seguimiento minucioso de todas las tareas. Crea una lista de verificación, afortunadamente hay muchas herramientas digitales que te ayudarán a simplificar la gestión de los cientos de detalles.

  1. ¿Cuál será tu audiencia?

¿Son los ejecutivos, gerentes, clientes antiguos, socios comerciales, asociaciones o una combinación de algunos de éstos u otros grupos? Será muy importante que crees tu contenido de acuerdo a esta audiencia y planees conforme la cantidad de personas que asistirán.

Quienes están acostumbrados al turismo de negocios, saben que asisten a un evento que está pensado en ellos y con la intención de compartirles contenido de valor, por eso es importante planear con anticipación y tener claro el objetivo.

  1. Promueve tu evento

No importa si es de forma interna o externa, debes asegurarte que la audiencia invitada se sienta parte del evento corporativo en todo momento. A partir de la invitación, te sugerimos crear un sitio web con toda la información del evento. Las redes sociales son otra gran herramienta para mantener la uniformidad usando un identificador o hashtag en todas las plataformas.

  1. Establece métricas de éxito

Dado que tenemos el objetivo claro, sabrás perfecto qué es lo que quieres lograr, no es fácil organizar viajes de negocios, por lo que establecer métricas para todo, te ayudará a determinar qué mejorar en el siguiente evento corporativo que debas organizar.

  1. No te asignes una responsabilidad el día del evento

Si eres el responsable del evento corporativo, es posible que asumas tareas adicionales además de tu responsabilidad normal. Pero en el día del evento, es necesario frenar ese impulso. ¡No te ofrezcas a recoger personas del aeropuerto!, para eso es el transporte empresarial.

  1. Tómate el tiempo de disfrutar el éxito de tu evento

Si tu evento transcurrió sin contratiempos, ¡felicidades!, pero, aún no has terminado; es  momento de atar los cabos sueltos: enviar pagos finales a los proveedores, cerrar sus finanzas y realizar un informe posterior al evento con su equipo.

Asegúrate también que todos los gastos relacionados con el turismo de negocios por parte de las oficinas que visitaron el evento se facturen y sean correctamente registrados.

Si crees que es momento de comenzar a llamar a proveedores, no puedes dejar el transporte empresarial para el evento de tu empresa en manos de cualquiera.

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5 requisitos que una agencia de renta de autos ejecutivos debe cumplir

Muchas empresas en crecimiento necesitan un vehículo, y recurrir a una agencia de renta de autos resulta ser la opción más inteligente, segura y confiable. Con un contrato de arrendamiento vigente, esas empresas están facultadas para proveerte de un vehículo para salir a la carretera y satisfacer las necesidades de tus viajes ejecutivos y los de tus colaboradores, todo sin la costosa inversión de capital inicial y las complicaciones a largo plazo que vienen con la compra de un auto nuevo.

Sin embargo, a pesar de los muchos beneficios que tienen las empresas al contratar una renta de autos que satisfaga sus necesidades con una amplia variedad de modelos, un gasto promedio por el alquiler de auto y un gran servicio al cliente, existen ciertos temas en los que las oficinas de renta de autos no dan claridad al 100% de términos y condiciones en el contrato.

La mayoría de las agencias de renta de autos presentan los conceptos básicos del arrendamiento de automóviles como un medio para atraer consumidores; por fortuna la mayoría de lo que dicen es cierto y te darán no solo el tiempo que necesitas para analizar la situación, sino toda la información para que sepas perfectamente qué estás contratando. 

Requisitos que debes contemplar al elegir una agencia de renta de autos

  1. ¿Qué pasa una vez que termina tu contrato?

Aunque no es una regla, generalmente la renta de autos para empresas duran entre 2 y 3 años, aunque es posible que encuentres buenos acuerdos y negociaciones por tan solo 12 meses o hasta cinco años; todo dependerá de las necesidades de tu empresa, ya sea turismo de negocios, transporte de personal o logística.

Una vez finalizado el contrato, el futuro de tu relación con la agencia está en tus manos. Si la experiencia fue satisfactoria lo más común es que renueves el contrato de arrendamiento.

  1. Kilometraje anual estimado

Antes de firmar tu contrato de arrendamiento, necesitarás un kilometraje anual estimado para el uso del vehículo. Un contrato de arrendamiento en promedio llega a tener un límite anual de 20 mil kilómetros, sin embargo, si consideras que recorrerán más de esa distancia, vale la pena elegir un plan que se adecúe a esta necesidad, antes de pagar kilómetros extra que al final resultaron más caros, tu agencia de renta de autos debe poder ofrecerte esta opción.

  1. Pagos deducibles de impuestos

Así como le pides a tus colaboradores que facturen la totalidad del costo de sus viajes de negocios, tu agencia debe ser capaz de deducir el gasto que implica contratar automóviles. 

Para efectos de deducción fiscal, existen dos tipos de arrendamientos, según el tipo de contrato:

  • Si el contrato es de arrendamiento, puede deducir los pagos como renta.
  • Si el arrendamiento es un contrato de venta condicional, deberás depreciar el costo con el tiempo.

 

  1. Responsabilidad de los costos de mantenimiento

Lo que más te conviene, para evitar pérdidas de tiempo y de dinero, dado que tú no te dedicas a la renta de autos, es que tu agencia cubra los aspectos básicos como el servicio, el registro del vehículo, las llantas y el mantenimiento general.

Sin embargo, no debes olvidar que si alguno de tus colaboradores por cualquier circunstancia daña el automóvil, el costo de las reparaciones será algo que correrá por tu cuenta, lo que significa que un buen seguro es tan vital en la renta del auto, pregunta a la empresa de arrendamiento qué tipos de seguros tienen y cuál es la cobertura mínima, para que tanto tus colaboradores como terceros, estén siempre protegidos.

  1. Opciones de plazos

La agencia de renta de autos debe poder explicarte que los arrendamientos a corto plazo son más costosos que los arrendamientos a largo plazo, porque el valor residual disminuye más rápido en los primeros 24 meses. Negociar un contrato de arrendamiento más largo generalmente dará como resultado un pago mensual más bajo, pero decidir terminar un contrato de arrendamiento más largo antes de tiempo podría ser más costoso de lo que crees.

Lo ideal es que el plazo de un contrato de arrendamiento coincida con las necesidades de tu negocio. Si el automóvil de la empresa se maneja mucho y se intercambia regularmente, la mejor opción podría ser un arrendamiento a corto plazo.

Ahora que sabes qué tomar en cuenta, estás más que listo para acercarte y conocer los servicios de Alamo para resolver tus necesidades de renta de autos para tus viajes ejecutivos.

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Beneficios del arrendamiento de vehículos para empresas

Contratar un servicio de alquiler de vehículos para empresas puede resolver los problemas de traslado de personal que tienen muchas compañías. Esto es válido no solo para viajes empresariales sino también para movilizar eficientemente a los empleados dentro de una misma ciudad.

El traslado de personal es un asunto de suma importancia para aquellas empresas que buscan optimizar sus estrategias de logística. Para atacar este problema, es posible implementar dos planes de acción:

Adquirir o arrendar una flota de vehículos para empresas

Recurrir a la renta de autos para empresas que un proveedor exterior brinde.

En cualquiera de los dos casos, se trata de una inversión importante de dinero. Si bien es cierto que no es recomendable escatimar en ella, evitar el derroche excesivo del recurso económico es de vital importancia.

Importancia de contar con una flota de vehículos para las diversas labores en una empresa

Existe una gran cantidad de actividades que pueden agilizarse en una empresa si se tienen vehículos disponibles para el personal. Entre ellas, destacan las siguientes:

Viajes ejecutivos. En esta actividad, el beneficio está en el ahorro de pasajes de autobús o avión. Tiene algunas desventajas si el viaje es largo, pero para viajes cortos, esta es la solución de transporte ideal.

La movilización del personal. Contar con varios coches de uso exclusivo de la empresa permitirá ejecutar diferentes tareas al mismo tiempo sin quedar limitado por las distancias.

La utilización del recurso tiempo. El traslado de personal se torna eficiente y, con ello, los tiempos de espera se ven reducidos. Esto significa un aumento en la productividad y, en consecuencia, un aumento en las ganancias de la compañía.

En general, es posible señalar que contar con vehículos para realizar las distintas labores dentro de una compañía tiene las siguientes ventajas:

La disponibilidad del coche es inmediata. En el momento que sea necesario su uso, es posible echar mano de la unidad. No hay dependencias de factores externos y agiliza cualquier actividad que esté restringida por la distancia y el tiempo.

Hay un mayor control en las llegadas y salidas de los trabajadores. Se acabaron las excusas y el “perdón por llegar tarde, pero mi taxi no llegó o el servicio urbano tuvo un percance”. Con un vehículo propio, los pretextos para ser impuntual en el trabajo se reducen significativamente.

Dicho todo esto, queda tan solo analizar qué es más conveniente: ¿adquirir una flota de vehículos propia o rentar estas unidades?

Ventajas de la renta de autos para empresas

Al contratar los servicios de un proveedor externo se obtienen grandes ventajas.:

No hay necesidad de mantenimiento. Tener coches propios presupone la necesidad de ajuste, afinación, alineación y balanceo cada determinado tiempo. Si, por el contrario, se adquiere un contrato de arrendamiento vehicular, este asunto es verificado por la empresa que brinda el servicio de alquiler de unidades.

No hay que preocuparse por la situación legal del auto. Registros y seguros, ya no serán cuestiones que preocupen, puesto que pasan a ser responsabilidad de la arrendadora.

No más gastos en seguros. Este rubro lo debe cubrir también la empresa que ofrece el servicio de renta de coches.

Poseer vehículos propios implica un gasto mayor, pues se requiere mantenimiento, trámites y seguros que elevan el costo inicial.

La manutención de una sola unidad puede ser caótica, en algunos casos, costosa para cualquier empresa. El mayor problema no siempre es el factor económico, pues algunas compañías pueden darse el lujo de destinar presupuestos elevados para el transporte de personal.

Sin embargo, el verdadero dilema es el factor tiempo. Este último es altamente valioso y es allí donde reside la mayor ventaja de la renta de autos para compañías sobre la compra de vehículos propios, ya que las tareas de mantenimiento corren a cuenta de la arrendadora.

El servicio de alquiler de vehículos para empresas con mayor presencia en México está aquí, en Alamo somos expertos.

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Transporte empresarial como solución de logística

Las empresas pueden enfrentarse a diversos retos relacionados con la movilidad y la logística. ¿Cuáles son los principales aspectos a tomar en cuenta para su atención inmediata? y ¿Cómo pueden resolverse con ayuda del transporte empresarial?  

Los problemas de logística más comunes que pueden resolverse con transporte empresarial

Una empresa requiere entregar a tiempo sus mercancías y resultados, de lo contrario se enfrentarán a las quejas y opiniones negativas de sus clientes. Algunos de los principales dilemas relacionados con la logística y el transporte son los siguientes.

Limitaciones en la circulación

En grandes urbes como la Ciudad de México se aplica el sistema vehicular conocido como “Hoy no circula”. Las empresas que cuentan con transporte limitado pueden enfrentarse al dilema de no poder utilizar sus vehículos dentro de la ciudad en determinado día.

Desgaste de las unidades

Si se cuentan con unidades limitadas para circulación es muy probable que su vida útil disminuya drásticamente por el uso constante. Al circular cientos y miles de kilómetros, el vehículo se desgasta y es más propenso a reparaciones mayores.

Si se pretende vender alguno de estos vehículos, entonces se debe determinar la depreciación que ha sufrido. Esto representa una considerable caída en el precio de venta de la unidad. 

Disciplina para seguir las rutas ya definidas por la empresa

Aunque se valora la experiencia de los choferes, en ocasiones, estos pueden confiarse en exceso y tomar decisiones equivocadas. Algunos podrían tomar rutas alternas que son de mayor riesgo o podrían manejar a una velocidad insegura.

Cuando un conductor se toma libertades al conducir para una empresa, entonces es esta última la que sufre el impacto económico. Suelen reportarse casos de robo en carreteras libres pero peligrosas, así como accidentes e infracciones provocadas por la imprudencia del que maneja la unidad.

Carencia de herramientas tecnológicas de seguimiento del vehículo

El GPS es una de las principales herramientas para la localización de los vehículos. Sin embargo, no todas las empresas cuentan con los autos que disponen de dicha herramienta. La colocación por cuenta propia de dichos sistemas puede ser más costosa que ya la incluya.

Cómo el transporte empresarial y los autos para negocio pueden resolver estos dilemas

Los autos para negocios pueden dar solución a los problemas antes planteados. Aquí se muestra lo que se logra al alquilarlos para las actividades del negocio.

Se puede contar con diversos automóviles, sin la restricción del programa “Hoy no circula”

Al realizar un contrato con una empresa de servicio de transporte para empresas se puede disponer de vehículos que sí puedan circular en distintos días de la semana. El programa de control ambiental y vehicular no representará ningún problema. El transporte de mercancías y la movilidad podrán realizarse en cualquier momento, sin restricciones reglamentarias.

No se absorbe el costo del desgaste de los vehículos

Si se cuenta con una flotilla pequeña de vehículos, esta puede utilizarse para movilidad dentro de una zona pequeña. Pero para trasladarse a regiones ubicadas a gran distancia conviene el alquiler de autos. De esta manera, las propiedades de la empresa no se verán mermadas por el uso intenso en el corto tiempo.

Esto también representa el ahorro de recursos, ya que no se tendrá que recurrir a desembolsos de mantenimiento. Este gasto lo asimila la empresa que concede el arrendamiento de los vehículos.

Sistemas GPS en los vehículos

Para que los empresarios puedan conocer la ubicación de un vehículo en tiempo real, podrán utilizar sistemas de posicionamiento global. Estos programas son de utilidad, sobre todo si el auto ha sido retenido por vandalismo o ha sufrido una avería o accidente en carretera.

Este tipo de sistemas suele incluirse dentro de un paquete de autos para negocios. Ya no será necesario adquirir equipos de localización para cada unidad, ya que al alquilar un automóvil, este ya vendrá incluido.

Además, al conocer la ubicación del auto, será posible informar al cliente sobre la ruta de su pedido. Esto brinda mayor confianza en este y le permitirá estar atento a la recepción de su paquete. El alquiler de autos también brinda una experiencia favorable en la entrega de mercancías al cliente retail.

Implementar una flotilla de vehículos para negocios puede parecer una estrategia costosa, sin embargo, es una herramienta que permite optimizar tiempo, costos y hacer crecer tu negocio.

Con los convenios corporativos de Alamo las empresas disfrutarán de tarifas fijas y justas en todo el país y en el extranjero con variedad de opciones de pago para sus viajes ejecutivos y transporte de mercancía.

Los planes corporativos ofrecen prioridad en la reserva, cambio de vehículo en caso de un incidente o por gusto personal.

Al realizar un convenio empresarial con Alamo, tu personal puede olvidarse de trámites y pagos de seguros, ya que estos están incluidos para brindar a nuestros clientes confianza en el servicio y libertad para evitar trámites.

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3 estrategias de transporte empresarial para optimizar tus recursos

Al momento en que una empresa comienza a crecer, existen factores que debemos considerar como el transporte. A continuación, hablaremos de la optimización de recursos y repasaremos 3 estrategias para reducir los costos con ayuda del transporte empresarial.

La importancia de optimizar los recursos económicos de una empresa

Los empresarios necesitan aprovechar al máximo los recursos económicos disponibles, sin derrochar en conceptos que no son su actividad principal. Las razones para hacer este ahorro son las siguientes:

Crear las condiciones para la supervivencia y el crecimiento de la empresa

Las estadísticas sobre el número de empresas que cierran sus puertas durante los primeros dos años de existencia son alarmantes. Una de las causas más frecuentes es la falta de una estrategia financiera para reducir costos sin afectar la operatividad del negocio.

Al sacar el mayor provecho a los fondos de la empresa, podemos disponer de la liquidez necesaria para enfrentar los pasivos o deudas a corto plazo. Cuando la proporción de recursos respecto al capital es superior a la de las deudas, es más probable que la empresa sobreviva.

Destinar recursos para conceptos vitales

Además de los costos para producir o adquirir las mercancías o servicios, no debemos olvidar otros rubros importantes para la operación del negocio. Por ejemplo, al cubrir las licencias e impuestos, se permite que el negocio continúe sus actividades sin impedimentos legales. La optimización de los costos puede incluso ayudar a reducir legalmente el importe de las contribuciones a pagar a la autoridad tributaria.

Traslados efectivos

Una buena gestión de los recursos en materia de transporte logrará el equilibrio perfecto para cubrir las necesidades empresariales. No debemos caer en el error de reducir drásticamente el presupuesto destinado a este concepto. Las operaciones podrían suspenderse si no hay forma de movilizar mercancías o transporte de personal para viajes corporativos.

Tres estrategias de transporte empresarial para mantener los costos en niveles asequibles

Ahora es momento de que repasemos las estrategias que permitirán que un negocio pueda prosperar al contar con un presupuesto equilibrado para el transporte.

  1. Uso de paquetes de viajes

Existen paquetes diseñados especialmente para los viajes de negocios. Por lo general, son las agencias y las cadenas de hoteles las que pueden ofrecer estos servicios. Pueden incluir reservaciones en los hoteles para viajes de negocios, los alimentos y el transporte dentro de la ciudad.

  1. Planificación de las rutas

Cuando hagamos una serie de viajes, puede ser conveniente armar una ruta para cumplir dos o más compromisos. Por ejemplo, si en el mes tenemos dos viajes a la Riviera Maya, podemos buscar la posibilidad de realizarlos en la misma semana. Así aprovecharemos el servicio de transporte rentado de mejor manera.

También es importante evaluar el uso de las carreteras de cuota. Las carreteras libres pueden representar un ahorro en la circulación. Sin embargo, muchos de estos caminos no cuentan con mantenimiento ni vigilancia adecuadas. Como dijimos anteriormente, no se debe escatimar al momento de viajar con seguridad y con eficacia.

Algunas rutas de cuota pueden ayudar a acortar el camino más que otras. Esto también ayudará a disminuir los costos de combustible e incluso podría reducir los días de estancia para pagar menos días de hospedaje.

  1. Recurrir al arrendamiento de vehículos para viajes ejecutivos

La adquisición de vehículos no siempre representa una opción financiera viable. Al adquirir uno de la agencia, se tiene que pagar el impuesto sobre automóviles nuevos. A esto se suma la depreciación financiera que sufren estos activos con el paso del tiempo.

Otro inconveniente más es que la adquisición de autos no suele tener un tratamiento fiscal favorable para el comprador. Durante el año 2021 solo se tuvo la oportunidad de hacer deducible hasta $175 000 pesos mexicanos. El resto del gasto no podrá servir para reducir la carga tributaria.

Pero cuando se alquila un automóvil para viajes empresariales se puede contar con deducciones diarias los días en que se alquile el auto. Hay límites a dicho concepto, pero el tratamiento fiscal es más favorable en el arrendamiento. Así que al alquilar una unidad se reducen los siguientes costos:

Las contribuciones que se pagan por un vehículo de agencia.

Los impuestos del negocio al contar con mayores deducciones.

Menor costo de inversión.

Para reducir los costos en transporte empresarial y tener un 2022 exitoso para el negocio, considera solicitar una cotización dando click aquí para ser atendido por uno de nuestros asesores especializados.

En Alamo nos enorgullece ser líderes en renta de vehículos empresariales para que tus viajes de negocios sean un éxito.

¿Cómo organizar un viaje de negocios? 10 pasos fundamentales para lograrlo

Saber cómo organizar un viaje de negocios requiere organización y énfasis en los detalles. Son estos últimos los que harán la diferencia entre una jornada exitosa o, sortear dificultades durante el viaje.

¿Por qué son tan importantes los viajes ejecutivos?

A pesar de la existencia de medios de comunicación digitales que han reducido la necesidad de recurrir al viaje de negocios, esta actividad sigue teniendo una amplio grado de importancia y es necesaria porque:

  • Existe la posibilidad de ampliar el número de contactos y clientes potenciales con una visita.
  • El trato a cerrar es de carácter muy formal y no se puede prescindir de la presencia de quienes lo llevan a cabo.
  • Se requiere identificar tendencias en otros mercados que están asociadas con situaciones geográficas o culturales distintas de las que se tienen registro.

El papel de la puntualidad y la presentación en cualquier viaje de negocios 

Estos dos aspectos son de gran importancia en los viajes ejecutivos. En un mundo que tiende a simplificarse gracias a los avances tecnológicos, la puntualidad no deja de ser un factor fundamental para el cierre adecuado de cualquier negocio.

Por su parte, la presentación es otro elemento clave en el cierre de un negocio. Ir adecuadamente vestido para la ocasión ayuda a dar una buena imagen y suele aumentar el nivel de confianza en la profesionalidad de un grupo o empresa. 

Sabiendo todo esto, queda por discutir qué detalles deben conocerse al efectuar turismo de negocios en México.

10 pasos que garantizan el éxito en todo viaje de negocios

Ignorando el hecho de que siempre habrá situaciones que puedan salirse del control de la persona que organiza o participa en un viaje de negocios, es posible salir victorioso siguiendo estos pasos:

Definir la fecha del viaje. Esto depende de muchos factores. Sin embargo, es indispensable tener clara la fecha en la que se pretende viajar. Esto incluye saber durante cuántos días se estará fuera y el horario en el cual se sostendrán las reuniones de negocios.

Delimitar el medio de transporte a usar. Este aspecto debe ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto tiene que hacerse prestando atención al presupuesto de la empresa pero sin descuidar el bienestar del viajero de negocios.

Cubrir las necesidades de hospedaje. Este paso consiste en reservar habitaciones de hotel para el hospedaje del personal. Es importante también que las fechas reservadas en el hotel concuerden con las fechas del evento de negocios. Finalmente, el hotel que se vaya a escoger debe estar cercano a centros de convenciones o exposiciones. Además, el hotel de negocios debe contar con una buena conexión a internet y los servicios básicos.

El rol de los alimentos. Esto puede cubrirse de varias formas. En algunos casos, es más cómodo asegurar este rubro mediante el hotel, pues algunos incluyen alimentos en sus servicios brindando comodidad durante los viajes corporativos. 

Definir los traslados. Conviene también que se definan los medios de transporte a utilizar en el destino del viaje. Lo más cómodo es contratar un servicio de transporte ejecutivo, pues proporciona mayor libertad y comodidad a los viajeros.

Verificar si hay seguros de viajero. En caso de que la empresa no cuente con seguros de este tipo, existen agencias de viaje y compañías aseguradoras que proporcionan seguros de viajeros a precios muy accesibles. En cualquier caso, es mejor contar con este elemento de protección para el viajero.

Elaborar un itinerario de viaje. La finalidad de este paso es simplificar la jornada al personal ejecutivo durante el turismo de reuniones. En este documento, deberá ir especificado qué debe hacerse y sugerencias de cómo esto ha de hacerse. Para comodidad de los viajeros, se pueden incluir teléfonos o direcciones de sitios de interés, restaurantes u hospitales o sitios de emergencias.

Usar dispositivos electrónicos. En algunos casos es muy conveniente mantener una comunicación estrecha con los ejecutivos que viajan. Para ello, la empresa puede proveerles dispositivos de telefonía celular, tabletas o laptops que serán usados durante el viaje para su localización y ubicación.

Recaudar la información de contacto de cada viajero. Como complemento al paso anterior, conviene también tener los datos de contacto de cada viajero para cualquier eventualidad que pueda suceder durante el viaje de negocios.

Crear listas de comprobación. También conocidas como checklists, son un documento en donde vienen instrucciones detalladas de qué hacer durante el viaje. En algunas ocasiones se anexa un listado de documentos que el viajero debe portar durante el viaje. Así mismo, se pueden incluir recomendaciones para considerar al retorno de dicho viaje.

No son muchos los detalles en torno a cómo organizar un viaje de negocios, sin embargo, el llevarlos a cabo en tiempo y en forma para facilitar la labor de los ejecutivos es de gran importancia para que el viaje sea redituable.

Existen durante un viaje de negocios algunos rubros fuera de las necesidades ya cubiertas por la empresa. Seguros de viaje y renta de autos son algunos de los servicios que pueden ser solucionados con ayuda de terceros.

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En Alamo somos expertos en renta de autos, damos soporte desde el inicio hasta el final de la renta del vehículo asegurándonos de que tu viaje de negocios sea el mejor.

Transporte empresarial: 5 puntos a considerar antes de contratarlo

 

El transporte empresarial es un factor de suma importancia para la movilización de personal. Esto es especialmente válido si lo que se necesita es eficiencia y simplicidad en esta actividad por razones asociadas al ahorro de tiempo y dinero.

No obstante, contratar un servicio de transporte para empresas es una decisión que no se debe tomar tan a la ligera. Independientemente de que se trata de una inversión en imagen y presentación de la empresa, el transporte ejecutivo es importante por las siguientes razones:

Ventajas del transporte terrestre alquilado

Es versátil, tanto para el desplazamiento del personal como para asegurar la puntualidad y buena presentación durante viajes de negocios.

El personal tendrá más libertad en sus viajes ejecutivos, pues se libera del estrés de tener que contratar algún taxi o servicio de transporte descentralizado.

El personal disfrutará de más libertad de tránsito en la ciudad sin depender de las rutas del transporte público.

En muchos casos, resulta más económico que incluir un apartado especial para transporte o de viáticos para el personal.

Por todo esto, se puede concluir que contratar estos servicios conviene en términos de simplicidad y ahorro de tiempo.

¿Qué tienes que saber antes de contratar un servicio de transporte empresarial?

Además de las grandes ventajas que presenta la renta de transporte ejecutivo, existen 5 aspectos básicos a considerar.

La necesidad de transporte. Es indispensable, antes de contratar cualquier tipo de servicio de transporte de personal o transporte ejecutivo, evaluar para qué será utilizado. La cantidad de días u horas para ser usado y si será de manera casual o permanente.

Quién se hará cargo de conducir. Aunque parezca un detalle minúsculo, lo cierto es que no lo es tanto. El conductor debe estar correctamente asignado por la empresa. No tener esto en claro podría generar problemas ya que se requiere de licencia de manejo.

Condiciones de entrega y retorno de la unidad. Merece toda la atención del mundo el verificar qué condiciones aplican al momento de la entrega de la unidad, y al momento del retorno. En algunos lugares, se entrega el coche con todos sus niveles al máximo (aceite, gasolina, etcétera), mientras que en otros, el tanque no se entrega lleno.

En el caso del momento del retorno, verifica si el contrato de arrendamiento exige el retorno de la unidad en condiciones específicas.

Las condiciones en las que el coche está asegurado. Es importante que, al menos durante el tiempo de alquiler de la unidad, exista una cobertura mínima de daños a terceros. Lo ideal es que el conductor de la unidad quede lo más cubierto posible en caso de accidente vial.

Por lo tanto, los términos y condiciones del seguro del vehículo deben quedar claros para evitar complicaciones. 

Los modelos disponibles. Finalmente, es necesario revisar qué modelos de coches están disponibles para alquilar. Verificar qué tipo de vehículo se ajusta mejor a las necesidades de transporte, número de empleados o tipo de evento.

Una vez definidos los puntos clave, hay que buscar una agencia de renta de vehículos que se ajuste a nuestras necesidades.

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En Alamo somos expertos en transporte empresarial y servicios de transporte varios, brindamos soporte desde el inicio al final del arrendamiento para que tu experiencia con nosotros sea única.

¿Propósitos empresariales? Tips para prepararte para 2022

El 2022 estará lleno de oportunidades para las empresas y es tiempo de hacer planes para aprovechar las posibilidades de crecimiento. Esta vez, veremos 12 consejos para cumplir los objetivos de nuestra empresa el próximo año.

Propósitos 2022

Muchos acostumbran hacer el 31 de diciembre una reflexión sobre lo que se logró durante el año y lo que se pretende conseguir en el siguiente. Para que estos planes puedan lograrse, toma en cuenta lo siguiente.

  • Ser realistas.
  • Debe medirse el progreso.
  • Ponerse por escrito.
  • Buscar a los aliados perfectos.

Cuando las expectativas reúnen estos puntos, es más fácil triunfar.

¿Cómo aplicarlas al ámbito empresarial? 12 tips valiosos para lograrlo

Empieza por evaluar las necesidades de la empresa y proponer metas realistas que puedan medirse. Lo ideal es ponerlas por escrito y revisarlas cada mes.

No es necesario esperar hasta el 31 de diciembre para crear un plan de trabajo para el año 2022. A continuación, te damos algunos consejos para que lo conviertas en realidad. 

Optimización

Es necesario aprovechar al máximo los recursos materiales y humanos para conseguir los objetivos del negocio. A veces, no es necesario invertir más dinero o contratar más personal. En ocasiones, bastará con entrenar a los empleados para que optimicen sus labores.

Ahorro

Revisar las finanzas puede ayudarnos a descubrir rubros en los cuales hay gastos que no son necesarios. Estos desembolsos podrían reducirse de forma total o parcial. Por ejemplo:

¿Hay maquinaria que en lugar de adquirirse podría rentarse a un costo inferior?

La renta de vehículos y maquinaria podría generar un gasto más accesible que nos permitirá modernizarnos.

Puntualidad

¿Son puntuales los empleados en el trabajo? ¿Los gerentes y administradores ponen el ejemplo en cuanto a puntualidad?

Aprovechar los primeros minutos del día, puede marcar la diferencia entre el éxito empresarial y el fracaso, si debes realizar viajes de negocios, establece rutas personalizadas.

Servicio al cliente

¿Contamos con suficiente personal para atender a los clientes? ¿Estos empleados tienen la capacitación necesaria para resolver los problemas que se les presentan?

Una forma de hacer que los clientes sean leales a una marca es atender adecuadamente una queja. En las inconformidades surge la oportunidad de oro para crear una gran relación de negocios.

Los viajes corporativos, pueden ser usados para garantizar la mejor atención al cliente, implementando un programa de viajes de negocios.

Comunicación efectiva con los miembros del equipo

Entre los equipos de trabajo debe existir una comunicación franca y directa. Esto facilita la secuencia de las operaciones y ayuda a corregir las deficiencias de los procesos a tiempo.

Formar nuevos líderes dentro de la empresa

Una empresa que sueña con la expansión debe comenzar con la formación de los líderes que ayudarán en la dirección de las sucursales. En este 2022 es importante cultivar el liderazgo. En un futuro se espera que estos puedan ser los que tomen las riendas de las nuevas células empresariales.

Delegar responsabilidades

Para lograr los objetivos principales, es importante dividir estos en metas secundarias e implementar team building efectivo. Al delegar cada una de estas en diferentes personas, mejoramos la calidad de vida de todo el equipo.

Retroalimentación de los clientes

La evaluación más imparcial y confiable proviene de los clientes. Es importante brindar los suficientes canales de comunicación para aprender de ellos.

Inversión en capacitación

Para que los colaboradores tengan los conocimientos actualizados y suficientes para cumplir sus labores, se necesita la capacitación. Debe destinarse una parte del presupuesto para este rubro.

Apalancamiento inteligente

No toda deuda es mala, pero es necesario definir las actividades que lo ameritan y que generan ingresos. Además, hay que buscar el financiamiento más accesible.

Tecnología aplicada en las operaciones

Los colaboradores deben estar entrenados para usar la tecnología. Hacer uso de ello mejora la experiencia de nuestro público objetivo y los rendimientos de la estrategia de marketing.

Viajes empresariales efectivos

La contratación de transporte ejecutivo puede ser muy útil en nuestra empresa, nos brinda beneficios fiscales, ahorro en mantenimiento y mejoras a la presentación de nuestra marca.

Este tipo de unidades ayuda a que trabajadores y directivos lleguen a tiempo a eventos corporativos con excelente presentación.

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En Alamo nos enorgullecemos de contar con un excelente servicio de transporte empresarial, y una amplia flotilla de vehículos para cubrir las necesidades de movilidad local y viajes ejecutivos.

Transporte empresarial; aumenta productividad y ganancias con esta herramienta

Transporte empresarial; aumenta productividad y ganancias con esta herramienta

La productividad permite que las empresas generen mayores ingresos al aprovechar mejor los recursos.

Para conseguir este objetivo, es necesario agilizar los procesos con instrumentos como el transporte empresarial.

Cómo emplear el transporte empresarial para mejorar productividad y ganancias

Emplear servicios de transporte ejecutivo marca la diferencia en materia de productividad para reducir costos y mantener felices a nuestros clientes.

Reducción de tiempo de traslado con unidades en buen estado

El mal estado de una unidad de transporte, puede influir negativamente al momento de estar a tiempo en los compromisos.

Por ello es importante contar con unidades con las que se pueda llegar a las reuniones a tiempo. La puntualidad cautiva a los clientes y proveedores.

Con un buen transporte también se logra efectuar las entregas de mercancías a tiempo. Esto trae satisfacción en los clientes.

La presentación siempre cuenta

No es lo mismo llegar en transporte público a una junta con un cliente que si utilizamos un vehículo empresarial.

Algunos clientes pueden tener un estereotipo sobre los empresarios, por lo que es necesario ajustarse a las expectativas del cliente.

Al utilizar un vehículo limpio, moderno y elegante, se consigue causar una buena presentación ante clientes y proveedores.

Reducción de costos de movilidad 

Usar taxis como transporte ejecutivo suele ser caro, recorrer pequeñas distancias puede volverse complicado, caro e inseguro si no se conoce el lugar.

Uno de los problemas del transporte terrestre es que la mayoría de estos servicios no ofrecen factura electrónica, por lo que se pierde la posibilidad de deducir dicho gasto en los impuestos.

Si retamos un vehículo para negocios, podemos utilizarlo para recorrer la ciudad a una tarifa justa y definida, solicitar factura y comprobar los gastos.

Disminución del consumo de gasolina y el desgaste de unidades

Si tu empresa cuenta con vehículos propios, cuando se viajan grandes distancias, puede ser que el gasto de combustible y el desgaste del transporte por carretera no sea rentable.

Contratando una oficina de renta de autos, podemos elegir entre diferentes tipos de transporte.

Transporte ejecutivo: Comodidad al viajar

Los autos modernos tienen GPS para evitar perder tiempo al buscar rutas, además, al tratarse de unidades en constante supervisión, se evitan desperfectos y se aumenta la comodidad.

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En Alamo somos expertos en transporte empresarial, tenemos una gran variedad de modelos y tipos de transporte que se adaptan a las necesidades de tu negocio.

Los mejores Hoteles para viajeros en Querétaro

Para los visitantes que quieren un hospedaje cómodo, limpio y reconfortante es importante conocer cuáles son los mejores hoteles para viajeros. En este listado, se ofrecen cinco recomendaciones que ayudarán a tomar una buena decisión.

Los cinco mejores hoteles para los viajes de negocios en Querétaro

Estos hoteles se encuentran en la ciudad de Querétaro. Ante una importante reunión de negocios son opciones dignas de considerar. Se citarán las razones por las que son los mejores hoteles para viajes de negocios y de esparcimiento. 

Hotel Casa Inn Premium Querétaro

Este hotel se ubica en Paseo de Miranda oriente número 2, colonia Monte Miranda, en la ciudad de Santiago de Querétaro. Tiene un diseño moderno y ofrece vista a la montaña. Su personal maneja los idiomas español e inglés.

 Aproximadamente a un kilómetro de distancia se encuentran algunos restaurantes higiénicos que preparan deliciosos platillos. El hotel dispone de una piscina y un bar. Existe el servicio de parking gratuito. En sus instalaciones hay salas para celebrar reuniones de negocios y un salón de banquetes.

Casa Santiago Hotel Boutique

Se localiza en la calle Independencia número 28, colonia Centro, en la ciudad de Santiago de Querétaro. Contiene 19 habitaciones muy cómodas y limpias. Cada una de ellas cuenta con televisión por cable, conexión a Internet y permiten alojar a niños de forma gratuita. Quienes deseen llevar a sus mascotas el hotel permite su ingreso. 

El diseño de este hotel combina un estilo moderno con lo clásico y lo ecológico. En las aplicaciones para reservar hoteles es uno de los lugares que cuenta con las mejores calificaciones. A menos de cinco minutos a pie se localizan algunos restaurantes. A tres minutos se encuentra el Centro Histórico de Santiago de Querétaro

Fiesta Inn Querétaro

La cadena de hoteles Fiesta Inn no podría quedarse fuera de esta lista. Este hotel se encuentra en la avenida 5 de febrero número 108, colonia Niños Héroes, en la ciudad de Santiago de Querétaro. Para los profesionales y los empresarios que desean organizar una reunión o un congreso, en este lugar pueden disponer de una sala para conferencias. 

Es un hotel muy cómodo, ya que cuenta con servicio de alimentos a la habitación. También ofrece un gimnasio y un bar para los huéspedes. El personal domina los idiomas inglés y español. Las habitaciones poseen una caja fuerte para que los huéspedes puedan guardar sus objetos de valor mientras salen del hotel. También tienen un microondas que será de mucha utilidad para calentar alguna pizza o palomitas.

Misión Grand Juriquilla

Este hotel cuenta con una hermosa piscina que amerita unas fotografías para el recuerdo. Su diseño combina lo colonial con lo vanguardista. Durante el siglo XVIII fue una importante hacienda, pero ahora ha sido acondicionado como hotel. 

Tiene 192 habitaciones de tamaño estándar y 4 suites. Cada habitación posee un balcón privado, una caja fuerte, una televisión de pantalla plana y un escritorio. Los amantes delgolf también pueden utilizar la cancha profesional con 18 hoyos. 

Este hotel cuenta con 13 salas para eventos que pueden ser de 10 hasta 2000 asistentes. Esta última característica ha convencido a muchos empresarios a organizar sus convenciones en este hotel tan elegante. ¿Dónde se localiza este hotel? Está ubicado en Villas del Mesón número 56, colonia Juriquilla, en la ciudad de Santiago de Querétaro.

La Casa del Atrio

Este hotel radica en la calleIgnacio Allende número 15, en el Centro Histórico de la ciudad de Santiago de Querétaro. Para quienes desean hospedarse en el corazón del aclamado Centro Histórico esta es una gran opción. Se trata de una casa del siglo XIX que ha sido remodelada como hotel boutique.

Está adornado con hermosas pinturas artísticas y con plantas naturales. En sus patios se puede disfrutar de un delicioso desayuno. Es el lugar perfecto para el descanso, la meditación y para liberar el estrés. 

El hotel ofrece una interesante galería de piezas artísticas que pueden ser adquiridas a precios accesibles. Un ambiente natural en el que es posible descansar tras una prolongada reunión de negocios.

El complemento ideal para una estancia agradable en Querétaro: renta de autos 

Además del hospedaje en alguno de estos cómodos hoteles, también es importante incluir la renta de autos en la planificación de un viaje de negocios. Al lograrlo a través de convenios corporativos se consiguen los siguientes beneficios:

  • Facilidades en las opciones de pago.
  • Posibilidad de sustituir un vehículo por otro en caso de inconformidad o accidente. 
  • Precios fijos en todo el país. 
  • Seguros contratados para todas las unidades.

La empresa Alamo es especialista en el servicio de alquiler de automóviles cómodos y seguros. Los empresarios podrán llegar a sus reuniones sin contratiempos y en una unidad que ofrezca gran presentación. Se invita a contactar a un asesor de Alamo para conocer más sobre estos paquetes empresariales. Estos vehículos y los cómodos hoteles para viajeros harán más agradable el viaje.