¿Cómo organizar un viaje de negocios? 10 pasos fundamentales para lograrlo

Saber cómo organizar un viaje de negocios requiere organización y énfasis en los detalles. Son estos últimos los que harán la diferencia entre una jornada exitosa o, sortear dificultades durante el viaje.

¿Por qué son tan importantes los viajes ejecutivos?

A pesar de la existencia de medios de comunicación digitales que han reducido la necesidad de recurrir al viaje de negocios, esta actividad sigue teniendo una amplio grado de importancia y es necesaria porque:

  • Existe la posibilidad de ampliar el número de contactos y clientes potenciales con una visita.
  • El trato a cerrar es de carácter muy formal y no se puede prescindir de la presencia de quienes lo llevan a cabo.
  • Se requiere identificar tendencias en otros mercados que están asociadas con situaciones geográficas o culturales distintas de las que se tienen registro.

El papel de la puntualidad y la presentación en cualquier viaje de negocios 

Estos dos aspectos son de gran importancia en los viajes ejecutivos. En un mundo que tiende a simplificarse gracias a los avances tecnológicos, la puntualidad no deja de ser un factor fundamental para el cierre adecuado de cualquier negocio.

Por su parte, la presentación es otro elemento clave en el cierre de un negocio. Ir adecuadamente vestido para la ocasión ayuda a dar una buena imagen y suele aumentar el nivel de confianza en la profesionalidad de un grupo o empresa. 

Sabiendo todo esto, queda por discutir qué detalles deben conocerse al efectuar turismo de negocios en México.

10 pasos que garantizan el éxito en todo viaje de negocios

Ignorando el hecho de que siempre habrá situaciones que puedan salirse del control de la persona que organiza o participa en un viaje de negocios, es posible salir victorioso siguiendo estos pasos:

Definir la fecha del viaje. Esto depende de muchos factores. Sin embargo, es indispensable tener clara la fecha en la que se pretende viajar. Esto incluye saber durante cuántos días se estará fuera y el horario en el cual se sostendrán las reuniones de negocios.

Delimitar el medio de transporte a usar. Este aspecto debe ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto tiene que hacerse prestando atención al presupuesto de la empresa pero sin descuidar el bienestar del viajero de negocios.

Cubrir las necesidades de hospedaje. Este paso consiste en reservar habitaciones de hotel para el hospedaje del personal. Es importante también que las fechas reservadas en el hotel concuerden con las fechas del evento de negocios. Finalmente, el hotel que se vaya a escoger debe estar cercano a centros de convenciones o exposiciones. Además, el hotel de negocios debe contar con una buena conexión a internet y los servicios básicos.

El rol de los alimentos. Esto puede cubrirse de varias formas. En algunos casos, es más cómodo asegurar este rubro mediante el hotel, pues algunos incluyen alimentos en sus servicios brindando comodidad durante los viajes corporativos. 

Definir los traslados. Conviene también que se definan los medios de transporte a utilizar en el destino del viaje. Lo más cómodo es contratar un servicio de transporte ejecutivo, pues proporciona mayor libertad y comodidad a los viajeros.

Verificar si hay seguros de viajero. En caso de que la empresa no cuente con seguros de este tipo, existen agencias de viaje y compañías aseguradoras que proporcionan seguros de viajeros a precios muy accesibles. En cualquier caso, es mejor contar con este elemento de protección para el viajero.

Elaborar un itinerario de viaje. La finalidad de este paso es simplificar la jornada al personal ejecutivo durante el turismo de reuniones. En este documento, deberá ir especificado qué debe hacerse y sugerencias de cómo esto ha de hacerse. Para comodidad de los viajeros, se pueden incluir teléfonos o direcciones de sitios de interés, restaurantes u hospitales o sitios de emergencias.

Usar dispositivos electrónicos. En algunos casos es muy conveniente mantener una comunicación estrecha con los ejecutivos que viajan. Para ello, la empresa puede proveerles dispositivos de telefonía celular, tabletas o laptops que serán usados durante el viaje para su localización y ubicación.

Recaudar la información de contacto de cada viajero. Como complemento al paso anterior, conviene también tener los datos de contacto de cada viajero para cualquier eventualidad que pueda suceder durante el viaje de negocios.

Crear listas de comprobación. También conocidas como checklists, son un documento en donde vienen instrucciones detalladas de qué hacer durante el viaje. En algunas ocasiones se anexa un listado de documentos que el viajero debe portar durante el viaje. Así mismo, se pueden incluir recomendaciones para considerar al retorno de dicho viaje.

No son muchos los detalles en torno a cómo organizar un viaje de negocios, sin embargo, el llevarlos a cabo en tiempo y en forma para facilitar la labor de los ejecutivos es de gran importancia para que el viaje sea redituable.

Existen durante un viaje de negocios algunos rubros fuera de las necesidades ya cubiertas por la empresa. Seguros de viaje y renta de autos son algunos de los servicios que pueden ser solucionados con ayuda de terceros.

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Nuevo año, nuevos viajes: 5 destinos con los mejores hoteles

El 2022 llega con toda la fuerza para disfrutar y abrazar el mundo con nuevas experiencias. Para un nuevo año memorable, nada mejor que empezar a organizar viajes de negocios y placer.

Turismo, un regalo para toda la vida

Conocer y disfrutar de nuevos destinos es una experiencia que llena el espíritu y enriquece la vida. No importa la edad, siempre se crearán recuerdos que persisten a lo largo del tiempo. De ahí la importancia de planificar los viajes con la familia, amigos e incluso el turismo de negocios.

Viajes de placer o turismo de negocios en México

No importa la razón inicial, lo importante es aprovechar el momento con la familia o los compañeros para despertar el lado aventurero y disfrutar cada momento del viaje.

Conoce los destinos más importantes para visitar en plan de trabajo o vacacional.

  1. Los Cabos, Baja California Sur

Una de las mejores opciones para viajar al norte de México, son San José del Cabo y Cabo San Lucas, hogar del Arco del fin del mundo.

La magia de Los Cabos se debe en gran medida a su belleza natural, mezcla de paisajes desérticos y vegetación tropical.

Además, existe un gran número de lugares icónicos para visitar como Todos Santos y La Paz, razón por la que considerar la renta de autos es una gran ventaja. No hay nada como tomar tus cosas, llegar a la playa y poder hacer todas las paradas necesarias para comer, comprar y estirar los pies.

  1. Guadalajara, Jalisco

Es la segunda ciudad más grande del país, cuenta con joyas nacionales como los mariachis y el tequila.

De hecho, el pueblo mágico de Tequila está a 67 Km y en él se puede degustar esta típica bebida, presenciar su elaboración y recorrer los cultivos de agave.

Un poco más lejos (134.7 km) se encuentra Mazamitla, otro pueblo mágico enclavado en la sierra. Si se lleva auto, además de recorrer sus calles empedradas, puedes visitar sus bosques, cascadas o alguna granja de truchas, en el mismo día.

  1. Mérida, Yucatán

Esta ciudad al sureste del país exhala tranquilidad. Según el Índice de Paz México 2021, Yucatán sigue siendo el estado más pacífico del país y Mérida la ciudad más segura (Encuesta Nacional de Seguridad Pública).

Aquí, se puede apreciar la belleza de sus calles y edificios coloniales, mientras que si se desea explorar, un traslado en auto puede facilitar conocer sitios arqueológicos, cenotes y playas.

Un lugar excepcional es Celestún, zona de residencia del flamenco rosa, mientras que al visitar Playa Las Coloradas, gozaremos con un escenario de otro mundo, ¡una playa con agua rosada!

La ventaja de viajar en auto es poder recorrer, en un solo tour el santuario de los Tres Magos, el mercado municipal y el cenote Kikil.

  1. Oaxaca, Oaxaca

Un sitio que desborda historia y tradición, y que ha sido denominado por la UNESCO como patrimonio mundial de la humanidad.

Oaxaca cuenta con pueblos a menos de una hora que se pueden visitar para conocer la fabricación del mezcal, un proceso totalmente artesanal. Otro poblado es reconocido por sus tejidos de lana y teñido con pigmentos orgánicos. Las famosas cascadas petrificadas de «Hierve el agua» otro tesoro nacional.

  1. San Luis Potosí, San Luis Potosí

Ideal para la historia y aventura, la Huasteca Potosina no tiene igual en pueblos mágicos, comida típica y naturaleza.

Se puede recorrer los pueblos mágicos de Aquismón, Xilitla y Real de Catorce, un pueblo minero «fantasma».

Hoteles para viajes de negocios

En cuanto a hospedaje, considera una opción que se adapte a tus necesidades de ubicación, amenidades y espacio como centros de convenciones y exposiciones, en casi todas las ciudades puedes encontrar un buen hotel de negocios.

Los Cabos: Unas de las mejores alternativas es City Express Plus y Seven Crown Express & Suites.

Guadalajara: El hotel Best Western Plus Gran Hotel en el Centro Histórico es una gran elección, al igual que el Hard Rock Hotel.

Mérida: Para descansar de todas las emociones del día, el hotel El Español Paseo de Montejo es de las mejores opciones, lo mismo que el Hotel Hacienda Mérida, a 800 metros de la catedral.

Oaxaca: Para hospedarse en la ciudad, las propuestas son: Hotel Victoria Oaxaca, Hotel Fortín Plaza o Misión Oaxaca.

San Luis Potosí: Algunos hoteles para viajes de negocios son Hampton Inn By Hilton, Misión Express o Tryp By Wyndham, mismos que cuentan con un maravilloso centro de negocios.

Disfrutar del turismo y los viajes de negocio con autos rentados

Conocer los alrededores de una ciudad siempre será más fácil en un auto. No existen problemas de horarios y se puede abarcar más en menos tiempo. Aprovecha el turismo de reuniones de negocios, si no cuentas con un automóvil o simplemente no quieres usar el tuyo, busca una agencia de renta de autos y prepara tu aventura.

Sabemos que en México existe una gran cantidad de oficinas de renta de autos, sin embargo, te recomendamos buscar autos económicos, servicio al cliente y catálogo de productos.

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Fin de año inolvidable; 10 destinos increíbles para recibir el 2022

Se acerca el final del año, urgen unas buenas vacaciones y la buena noticia es que existen muchos lugares en México que ofrecen grandes oportunidades de pasarla bien.

A diferencia de lo que muchas personas opinan, alquilar un coche no es una actividad reservada exclusivamente para los viajes ejecutivos. Muy por el contrario, esta actividad es también ideal para el turismo recreativo, pues ayuda a que la jornada sea más placentera y se pueda disfrutar mejor del lugar a visitar. 

México es increíble, existen muchos destinos para realizar un viaje de negocios o placer, actualmente la gran mayoría de las ciudades cuenta con centros de convenciones y exposiciones para que el turismo de reuniones de negocios sea un éxito.

El turismo de negocios en México o cualquier otra variación de esta actividad puede llevarse a cabo en centros de negocios no solo en la Ciudad de México, sino en todo el país.

Sabiendo todo esto y dada la cercanía de las fiestas decembrinas, es conveniente leer este top 10 de destinos en México ideales para pasar un fin de año de ensueño.

Top 10 de lugares para hacer turismo en México 

Es realmente muy difícil hacer un listado con diez lugares de interés en México para pasar el fin de año. No obstante, con base a lo tradicional, la popularidad, las costumbres y al folklore de estos es posible mostrar este ranking.

Cholula. Para los amantes de lo colonial y lo prehispánico, esta es una de las opciones más atractivas. Situada dentro del Estado Libre y Soberano de Puebla y a tan solo 178 km de la ciudad capital, esta ciudad ofrece un ambiente mágico y misterioso digno de experimentarse.

Querétaro. No solo es una de las ciudades más bonitas del país. Su clima es muy agradable durante la mayoría del año y en invierno no hace tanto frío como suele hacer en otros lugares de México.

Además cuenta con una gran cantidad de construcciones coloniales para callejonear por el centro de la ciudad

Mérida, Yucatán. La blanca Mérida es siempre un lugar agradable para ir de vacaciones. Esta ciudad es ideal para los que gustan del clima cálido y húmedo y quieren disfrutar del buen comer y beber, pues su comida típica es mundialmente reconocida y valorada. Mérida es un destino obligado este fin de año.

Puerto de Veracruz. El puerto comercial más importante de México tiene mucho por ofrecer. La actividad comercial que esta ciudad tiene es amplia. Además, vivir el amanecer del primer día del año a la orilla del mar es un evento único en la vida para cargarse de nuevas energías. 

Guanajuato. Probablemente, esta sea la ciudad más cultural de todo México. Sus museos, sus callejones y su ambiente colonial hacen de Guanajuato un destino maravilloso para pasar el fin de año. Es indispensable visitar esta ciudad declarada patrimonio cultural de la humanidad.

Taxco, Guerrero. Este es otro destino maravilloso. Las artesanías de esta región son altamente valoradas no solo a nivel nacional, sino también internacional. Este pueblo mágico es un sitio ideal para descansar del caos de las grandes ciudades y disfrutar de un fin de año relajante.

Los Cabos. Este destino paradisíaco situado a orillas del Mar de Cortés es otro rincón lleno de eco aventuras y maravillas naturales.

Este destino cuenta con playas altamente codiciadas por turistas locales y extranjeros en donde la diversión está garantizada.

CDMX. La Gran Tenochtitlán es una excelente opción para pasar unas vacaciones de fin de año inolvidables. Esto es válido especialmente en esta temporada del año, pues la gran mayoría de los capitalinos abandonan la ciudad por unos días. Esto genera un ambiente más relajado que permite disfrutar mejor de la ciudad más importante del país.

Cancún. Aquí se encuentran algunas de las playas más conocidas a nivel mundial que atraen turismo internacional.

Las fiestas de fin de año en las discotecas de Cancún son eventos que nadie quiere perderse. Arena, playa y sol ¿qué mejor ambiente puede haber para iniciar el año?

Guadalajara. La hermosa Perla de Occidente. Aunque esté en el puesto número diez de este listado, no debe tomarse a la ligera.

Guadalajara es la segunda ciudad más importante en México. Para pasar el fin de año en esta ciudad, es recomendable llegar unos días antes para disfrutarla en todo su esplendor.

Para poder experimentar al máximo lo que cada uno de estos destinos ofrece, hay que tomar en cuenta todas las necesidades, entre ellas el transporte.

Ya sea que quieras llevar tu vehículo o rentar alguno, este recurso te permitirá mayor libertad para recorrer los destinos más importantes sin arriesgarse y con horarios flexibles.

La renta de autos es una opción sencilla y flexible, además de que existe una gran cantidad de oficinas de renta de autos que ofrecen autos económicos y servicios de transporte en conjunto con agencia de viaje.

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