Saber cómo organizar un viaje de negocios requiere organización y énfasis en los detalles. Son estos últimos los que harán la diferencia entre una jornada exitosa o, sortear dificultades durante el viaje.
¿Por qué son tan importantes los viajes ejecutivos?
A pesar de la existencia de medios de comunicación digitales que han reducido la necesidad de recurrir al viaje de negocios, esta actividad sigue teniendo una amplio grado de importancia y es necesaria porque:
- Existe la posibilidad de ampliar el número de contactos y clientes potenciales con una visita.
- El trato a cerrar es de carácter muy formal y no se puede prescindir de la presencia de quienes lo llevan a cabo.
- Se requiere identificar tendencias en otros mercados que están asociadas con situaciones geográficas o culturales distintas de las que se tienen registro.
El papel de la puntualidad y la presentación en cualquier viaje de negocios
Estos dos aspectos son de gran importancia en los viajes ejecutivos. En un mundo que tiende a simplificarse gracias a los avances tecnológicos, la puntualidad no deja de ser un factor fundamental para el cierre adecuado de cualquier negocio.
Por su parte, la presentación es otro elemento clave en el cierre de un negocio. Ir adecuadamente vestido para la ocasión ayuda a dar una buena imagen y suele aumentar el nivel de confianza en la profesionalidad de un grupo o empresa.
Sabiendo todo esto, queda por discutir qué detalles deben conocerse al efectuar turismo de negocios en México.
10 pasos que garantizan el éxito en todo viaje de negocios
Ignorando el hecho de que siempre habrá situaciones que puedan salirse del control de la persona que organiza o participa en un viaje de negocios, es posible salir victorioso siguiendo estos pasos:
Definir la fecha del viaje. Esto depende de muchos factores. Sin embargo, es indispensable tener clara la fecha en la que se pretende viajar. Esto incluye saber durante cuántos días se estará fuera y el horario en el cual se sostendrán las reuniones de negocios.
Delimitar el medio de transporte a usar. Este aspecto debe ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto tiene que hacerse prestando atención al presupuesto de la empresa pero sin descuidar el bienestar del viajero de negocios.
Cubrir las necesidades de hospedaje. Este paso consiste en reservar habitaciones de hotel para el hospedaje del personal. Es importante también que las fechas reservadas en el hotel concuerden con las fechas del evento de negocios. Finalmente, el hotel que se vaya a escoger debe estar cercano a centros de convenciones o exposiciones. Además, el hotel de negocios debe contar con una buena conexión a internet y los servicios básicos.
El rol de los alimentos. Esto puede cubrirse de varias formas. En algunos casos, es más cómodo asegurar este rubro mediante el hotel, pues algunos incluyen alimentos en sus servicios brindando comodidad durante los viajes corporativos.
Definir los traslados. Conviene también que se definan los medios de transporte a utilizar en el destino del viaje. Lo más cómodo es contratar un servicio de transporte ejecutivo, pues proporciona mayor libertad y comodidad a los viajeros.
Verificar si hay seguros de viajero. En caso de que la empresa no cuente con seguros de este tipo, existen agencias de viaje y compañías aseguradoras que proporcionan seguros de viajeros a precios muy accesibles. En cualquier caso, es mejor contar con este elemento de protección para el viajero.
Elaborar un itinerario de viaje. La finalidad de este paso es simplificar la jornada al personal ejecutivo durante el turismo de reuniones. En este documento, deberá ir especificado qué debe hacerse y sugerencias de cómo esto ha de hacerse. Para comodidad de los viajeros, se pueden incluir teléfonos o direcciones de sitios de interés, restaurantes u hospitales o sitios de emergencias.
Usar dispositivos electrónicos. En algunos casos es muy conveniente mantener una comunicación estrecha con los ejecutivos que viajan. Para ello, la empresa puede proveerles dispositivos de telefonía celular, tabletas o laptops que serán usados durante el viaje para su localización y ubicación.
Recaudar la información de contacto de cada viajero. Como complemento al paso anterior, conviene también tener los datos de contacto de cada viajero para cualquier eventualidad que pueda suceder durante el viaje de negocios.
Crear listas de comprobación. También conocidas como checklists, son un documento en donde vienen instrucciones detalladas de qué hacer durante el viaje. En algunas ocasiones se anexa un listado de documentos que el viajero debe portar durante el viaje. Así mismo, se pueden incluir recomendaciones para considerar al retorno de dicho viaje.
No son muchos los detalles en torno a cómo organizar un viaje de negocios, sin embargo, el llevarlos a cabo en tiempo y en forma para facilitar la labor de los ejecutivos es de gran importancia para que el viaje sea redituable.
Existen durante un viaje de negocios algunos rubros fuera de las necesidades ya cubiertas por la empresa. Seguros de viaje y renta de autos son algunos de los servicios que pueden ser solucionados con ayuda de terceros.
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