10 tips para organizar eventos corporativos memorables

Cualquier compañía que busque establecer relaciones duraderas con sus clientes y proveedores, sabe que una muy buena manera de hacerlo es a través de reuniones y eventos corporativos. Por lo que seguramente sabes que es clave abordar cada encuentro comenzando por analizar 5 puntos clave: investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación. 

Si estás planeando llevar a cabo tu evento corporativo fuera de la zona donde se encuentran tus oficinas o vas a traer colaboradores desde otras ciudades, deberás también considerar lo que implica organizar viaje de negocios para algunas personas, por lo que no deberás dejar fuera el transporte empresarial, pero no nos adelantemos, ya lo veremos más adelante.

Tips para tu próximo evento corporativo

  1. Establece los objetivos de tu evento

¿Qué esperas como resultado de el evento? ¿Qué necesita tener como básico para satisfacer las necesidades de todos tus colaboradores a todos los niveles?

Por lo general, cuando se llevan a cabo viajes de negocios es para comunicar un mensaje o crear cierto comportamiento cultural al interior de la organización. Así que tomando esto en cuenta, ¿qué buscas lograr?

  1. Crea un plan para el evento

Una vez que haya decidido el objetivo puedes entonces a planificar. Incluso si tienes a un profesional que te ayude a llevar todo a cabo, debes crear un plan breve que describa los hitos más importantes de tu evento corporativo.

  1. Determina un presupuesto realista

Considerando el transporte empresarial, necesitas saber cuál es tu presupuesto para determinar qué tipo de evento puedes producir. Debes saber desde el principio cuánto puedes gastar y luego considerar que entre imprevistos, es probable que uses al menos un 10% más.

  1. Establece roles y responsables

Si decides usar a un experto, aún así es probable que recurra a ti para resolver dudas. Él sabrá cómo organizar viajes de negocios, pero necesitas externarle tu visión y objetivo claramente. Créenos, apreciará tu previsión y voluntad de ayudar. Infórmale también quiénes de tu equipo serán las personas específicas para ayudar con la coordinación.

  1. Planea tu timeline

El turismo de negocios, mover a tus colaboradores, tener el espacio listo y los materiales, y dado que son demasiadas actividades, necesitarás llevar a cabo un seguimiento minucioso de todas las tareas. Crea una lista de verificación, afortunadamente hay muchas herramientas digitales que te ayudarán a simplificar la gestión de los cientos de detalles.

  1. ¿Cuál será tu audiencia?

¿Son los ejecutivos, gerentes, clientes antiguos, socios comerciales, asociaciones o una combinación de algunos de éstos u otros grupos? Será muy importante que crees tu contenido de acuerdo a esta audiencia y planees conforme la cantidad de personas que asistirán.

Quienes están acostumbrados al turismo de negocios, saben que asisten a un evento que está pensado en ellos y con la intención de compartirles contenido de valor, por eso es importante planear con anticipación y tener claro el objetivo.

  1. Promueve tu evento

No importa si es de forma interna o externa, debes asegurarte que la audiencia invitada se sienta parte del evento corporativo en todo momento. A partir de la invitación, te sugerimos crear un sitio web con toda la información del evento. Las redes sociales son otra gran herramienta para mantener la uniformidad usando un identificador o hashtag en todas las plataformas.

  1. Establece métricas de éxito

Dado que tenemos el objetivo claro, sabrás perfecto qué es lo que quieres lograr, no es fácil organizar viajes de negocios, por lo que establecer métricas para todo, te ayudará a determinar qué mejorar en el siguiente evento corporativo que debas organizar.

  1. No te asignes una responsabilidad el día del evento

Si eres el responsable del evento corporativo, es posible que asumas tareas adicionales además de tu responsabilidad normal. Pero en el día del evento, es necesario frenar ese impulso. ¡No te ofrezcas a recoger personas del aeropuerto!, para eso es el transporte empresarial.

  1. Tómate el tiempo de disfrutar el éxito de tu evento

Si tu evento transcurrió sin contratiempos, ¡felicidades!, pero, aún no has terminado; es  momento de atar los cabos sueltos: enviar pagos finales a los proveedores, cerrar sus finanzas y realizar un informe posterior al evento con su equipo.

Asegúrate también que todos los gastos relacionados con el turismo de negocios por parte de las oficinas que visitaron el evento se facturen y sean correctamente registrados.

Si crees que es momento de comenzar a llamar a proveedores, no puedes dejar el transporte empresarial para el evento de tu empresa en manos de cualquiera.

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¿Evento corporativo?, 4 destinos top para llevarlos a cabo

Ahora que la pandemia se encuentra en una etapa más tranquila y sabemos cómo cuidarnos para evitar contagios, el regreso a las oficinas de forma presencial y los eventos corporativos se han reactivado. Tanto tiempo lejos de los compañeros de trabajo implica llevar a cabo ciertas actividades de “team building”, para generar un mejor ambiente laboral.

La pregunta del millón es, ¿cómo organizar viajes de negocios post pandemia?, ¿cómo lograr que el viaje ejecutivo sea un éxito y una buena experiencia para todos?

Comenzando por lo más importante: el destino.

México tiene sitios increíbles así como una oferta impresionante para que tus eventos corporativos tengan todo lo que tus equipos de trabajo necesitan; si bien se trata de turismo de negocios, no está de más darles a tus colaboradores la oportunidad de conocer lugares inigualables.

4 destinos top para tu evento corporativo

  1. Monterrey

No solo es una de las ciudades más importantes del país y con uno de los crecimientos más importantes y relevantes, sino que se encuentra en una ubicación privilegiada, sí, así como lo lees, nadie tendrá problemas en llegar a su destino.

Dada su importancia en el mapa, esta ciudad es una de las más visitadas para eventos empresariales gracias a su conexión aérea, terrestre de todo tipo, oferta hotelera y un gran público objetivo.

Estarás en la cuna de las mejores instituciones universitarias del país, por lo que es naturalmente un semillero de talentos; y la ciudad está preparada para ser la anfitriona de todo tipo de eventos corporativos con recintos de suficiente capacidad para todos los asistentes.

  1. Querétaro

Esta ciudad, de acelerado crecimiento económico e industrial en los últimos años, es un reconocido destino turístico por su riqueza cultural y por la inigualable cercanía con la Ciudad de México;  asi que el turismo de negocios no es la excepción para esta colonial ciudad.

Jardines al aire libre, salones históricos o espacios de coworking, pueden ser el escenario ideal para cumplir el objetivo de tu viaje ejecutivo. Aunque su aeropuerto no se encuentra cerca del centro de la ciudad, las alternativas para moverse a lo largo y ancho de Querétaro son suficientes para disfrutar de la historia y calidez de esta entidad en tu evento corporativo.

  1. Cancún

Aunque no lo creas, Cancún no es solo un destino turístico de entretenimiento por excelencia, lo es también para el turismo de negocios. Con una infraestructura hotelera y empresarial de primer nivel, espacios con lujosas instalaciones de última generación, Cancún es un lugar ideal para eventos corporativos o convenciones.

Dada la popularidad de este destino y la constante afluencia de gente, tiene un aeropuerto con vuelos provenientes de todo el mundo, por lo que será fácil que todos tus colaboradores asistan.

Para crear experiencias de integración entre tus equipos de trabajo, Cancún se pinta solo. Hay juegos, parques acuáticos, ecoturismo o experiencias culinarias que le permitirán a tu personal sentirse cómodos y dispuestos a participar.

  1. Guadalajara

¿Sabías que Guadalajara cuenta con el centro de convenciones más grande de México y el segundo más grande de Latinoamérica?, se trata de Expo Guadalajara, que tiene un espacio de 119,000 metros cuadrados.

Si la organización de tu evento corporativo lo amerita, esta ciudad no pone ningún “pero” en cuanto a espacio se refiere.

Tlaquepaque y Zapopan, son municipios conurbados de la ciudad de Guadalajara, lo que amplía la oferta hotelera y gastronómica para tus colaboradores. Como una ciudad tecnológicamente relevante para el país, se trata de una de las mejores opciones cuando de turismo de negocio se trata.

Si sientes que tu equipo y tú están listos para dar el siguiente paso post pandemia y quieren viajar a una ciudad emblemática y vivir el mejor evento de empresa, basta con que elijas uno de los 4 destinos anteriores y lleves tu viaje ejecutivo a otro nivel.

En Alamo sabemos que durante la organización de viajes de empresa es imperativo contar con un servicio de transporte ágil y confiable, es por ello que ponemos a tu disposición nuestros servicios pensados para empresas buscando otorgarte los mejores beneficios.

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Estrategias para viajes de negocios rentables 2022

Ahora que la nueva normalidad abre paso nuevamente a los viajes de negocios, es momento de crear estrategias rentables para aprovecharlos al máximo. Por ello tenemos para ti la guía de cómo organizar viajes de negocios que representen la mejor relación costo-beneficio para tu negocio.

Existen muchos tipos de viajes de negocios, ya sean viajes de incentivo o de trabajo, se trata de una oportunidad única para elevar la productividad de nuestra empresa.

Viajes de negocios para todo aquello que vale el esfuerzo

A pesar de los grandes avances tecnológicos, la mejor forma de cerrar negocios sigue siendo en persona.

Firmas de contratos, negociaciones con nuevos clientes, etc. Son el tipo de actividades en las cuales los viajes ejecutivos son una actividad eficaz. Por supuesto que es necesario evaluar pros y contras de viajar, pero provocar esos encuentros potenciará cualquier negocio.

Los viajes corporativos brindan la posibilidad de conocer mejor a nuestros clientes potenciales y evaluar estrategias de trabajo que posteriormente se discutirán en reuniones internas.

Hacer rutas adecuadas significa ahorro 

Una de las grandes ventajas de la renta de autos ejecutivos es la flexibilidad de horario, ruta, además de recibir y entregar el auto en diferentes ubicaciones.

Para optimizar la inversión en los próximos viajes, es importante planificar las reuniones dejando tiempo suficiente para descansar y trasladarse. Hacer esto puede elevar la rentabilidad de cada desplazamiento terrestre.

Viajar en cuerpo y alma

Un viaje, incluso si es de negocios, es la oportunidad de ver las cosas de diferente forma dando espacio a vislumbrar otras posibilidades y crear.

Los viajes de negocios permiten vivir experiencias únicas, como conocer otras culturas mientras se trabaja. Muchos de los destinos de negocios cuentan con experiencias turísticas y gastronómicas para disfrutar al mismo tiempo que se cumplen objetivos de negocio.

Considerar el ahorro que conlleva la renta de autos ejecutivos

Comparado con el alto costo que implica la compra y mantenimiento de vehículos nuevos, la renta de autos ejecutivos disminuye costos y es deducible de impuestos.

De esta forma, recurrir al arrendamiento de vehículos es una gran opción para resolver los retos de transporte de cualquier compañía.

Confiar en los expertos

Delegar tareas a un experto puede ayudarnos a ahorrar tiempo valioso, Ellos tienen todas las herramientas para proveer, a un precio justo, realizar los pagos necesarios y dejar todo listo para los viajeros ejecutivos.

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