En la actualidad, en un mundo altamente cambiante y competitivo, los viajes de negocios no solo son sumamente frecuentes sino necesarios para posicionar a nuestras empresas y asegurar oportunidades de cerrar excelentes contratos.
Siete recomendaciones para disminuir los costos durante un viaje de negocios
Aconsejamos seguir varios sencillos tips a la hora de realizar un viaje por negocios. Se evitarán gastos innecesarios durante este, lo que se reflejará significativamente en el retorno de la inversión.
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Tratar de no viajar en épocas de “temporada alta”
La “temporada alta” es aquella en la que se incrementa el número de viajeros, generalmente en época de vacaciones, y las aerolíneas aumentan (incluso exponencialmente) el precio de los boletos de avión.
Por tanto, es aconsejable que elijamos estratégicamente la fecha y hora de nuestro vuelo. Los mejores días para viajar son los martes y los miércoles. Se sabe que en los días martes, las aerolíneas realizan ajustes en sus tarifas, por lo que es posible aprovechar una buena oferta.
Asimismo, volar entre las diez de la mañana y las cuatro de la tarde es otra excelente estrategia, pues existe menor afluencia de pasajeros y, por ende, resultan más baratos los asientos.
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Optar por la renta de autos ejecutivos
Al llegar a nuestro destino, es altamente aconsejable alquilar un vehículo para desplazarse, en lugar de pagar taxis o cualquier otro servicio de transporte.
Existen planes de renta de autos ejecutivos que ofrecen empresas especializadas a muy buen precio. En el caso de México, una de estas empresas es Alamo, que brinda sus servicios en varios Estados de la República los 365 días del año. Y ofrece tarifas especiales, preferenciales y fijas, así como asistencia vial en caso de siniestros y autos en óptimas condiciones.
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Manejo inteligente de tarjetas de crédito y débito en el extranjero
Al utilizar tarjetas de crédito y débito en el extranjero debemos tener en cuenta el cobro de tarifas especiales. La mayoría de los bancos cobran honorarios por transacciones internacionales, por lo que será necesario investigar con anticipación cuáles bancos cobran un porcentaje menor o si cuentan con tasas preferenciales.
El retirar dinero en efectivo en cajeros automáticos (ATM) también genera recargos, así que habrá que disminuir su uso al máximo; para ello, es mejor que nos prevengamos con el efectivo necesario antes de viajar.
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Evitar la conversión dinámica de moneda
La conversión dinámica de moneda se trata de un servicio que brindan algunos comerciantes a sus clientes y consiste en elegir entre realizar la transacción en cuestión en la divisa extranjera o en su divisa de facturación. Sin embargo, dichos movimientos cambiarios tienen un costo adicional.
Lo mejor será adquirir divisas físicas en una casa de cambio local previo al viaje, pues incluso las casas de cambio que se encuentran en los aeropuertos acostumbran ofrecer tasas de cambio elevadas.
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Reducir al mínimo los lujos
Hay que tener presente que un viaje de negocios es eso y no de placer, así que los lujos no son indispensables. Por eso, evita los vuelos en primera clase, el hospedaje en hoteles de cinco estrellas y los almuerzos o cenas en restaurantes que estén cerca de sitios turísticos.
Para ajustarnos al presupuesto, otro tipo de gastos que podemos reducir son los llamados gastos médicos (medicinas, consultas, hospitales, etc.); para esto, lo que podemos hacer es contratar algún seguro médico que los cubra.
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Viajarán solo el número de personas necesarias
Una forma de reducir considerablemente los gastos de viaje es que únicamente viajen los ejecutivos indispensables. El resto del equipo podrá quedarse en la oficina y trabajar vía remota con dichos compañeros mediante el uso de la tecnología, por ejemplo, a través de videoconferencias vía Skype o Zoom. Podemos utilizar herramientas de colaboración simultánea como Google Drive, así como el envío inmediato de documentos por correo electrónico.
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Flexibilización en los procesos
Podemos optar por elegir una agencia de viajes especializada en el sector que realice las gestiones por nosotros, aunque corremos el riesgo de no siempre conseguir los mejores descuentos; sin embargo, por un único precio tendremos resueltos los boletos de avión, el hospedaje, la comida y en ocasiones hasta el transporte.
También, es posible decantarnos por no hacer uso de intermediarios o terceros y mejor darles autonomía a los ejecutivos para que ellos organicen su propio viaje al asignarles un presupuesto al cual tendrán que adaptarse.
Un tip adicional es que las aerolíneas y los hoteles cuentan con programas de lealtad que ofrecen descuentos para viajeros frecuentes como son el uso de las llamadas millas acumuladas y los puntos canjeables; ¡aprovéchalos!
Renta de autos ejecutivos
En conclusión, si ponemos en práctica estos útiles consejos, estaremos planeando de manera inteligente nuestros viajes de negocios y, de esta manera, conseguiremos reducciones significativas en los costos de estos, así como evitaremos imprevistos en nuestro presupuesto. ¡Te invitamos a contactar con Alamo para una cotización en la renta de autos ejecutivos!
